CASO DE ÉXITO
De un proceso manual a un mostrador digital para empleados en solo 5 semanas
Áreas
Experience design. Experience Research. Estrategia de producto. Product Strategy. Product Design. Tech & Innovation. Development. B2E
En solo cinco semanas, Grupo Indukern pasó de gestionar pedidos internos mediante Excels y correos electrónicos a lanzar un MVP de producto digital para empleados con impacto real en la experiencia, la trazabilidad y el negocio.
Un proyecto que demuestra cómo, combinando Discovery Express, métricas de impacto y delivery técnico, es posible validar hipótesis complejas en sectores regulados sin sobredimensionar la inversión inicial.
Kern Pharma (Grupo Indukern): digitalización de un servicio interno para más de 1.000 empleados
Grupo Indukern, formado por el laboratorio farmacéutico Kern Pharma y el laboratorio de salud animal Calier, cuenta con más de 1.000 empleados en España que contaban con un servicio interno de compra de medicamentos y productos de farmacia con descuento para empleados.
A pesar de su potencial, este servicio tenía una adopción muy baja. La razón no estaba en la propuesta de valor, sino en la forma en que se gestionaba: un proceso completamente manual, apoyado en Excels y correos electrónicos, con poca visibilidad, escasa trazabilidad y una experiencia confusa tanto para los empleados como para el propio negocio. El verdadero reto era transformar este servicio en una palanca real de valor para los empleados y de prescripción de producto, sin asumir riesgos innecesarios ni grandes inversiones iniciales.
Digitalizar un servicio interno farmacéutico con baja adopción
El proyecto arrancaba con varios desafíos superpuestos. Por un lado, existían creencias de negocio no contrastadas que apuntaban hacia un gran e-commerce orientado a la prescripción de catálogo, incluso sin mostrar precios, sin evidencias claras de que ese modelo fuera realmente relevante para los empleados. Al mismo tiempo, la baja adopción histórica del servicio hacía difícil justificar una inversión ambiciosa sin validar previamente el uso real.
A esto se sumaba una operativa caótica, con pedidos sin normalizar, poca claridad en los tiempos, la recogida, el pago o la gestión de recetas, y un contexto especialmente exigente: cinco semanas para descubrir, diseñar y desarrollar un MVP desde cero.
Todo ello dentro de un entorno con complejidad técnica y de seguridad —login sin contraseñas, control por dominio corporativo y gestión de recetas médicas y datos sensibles— y con un equipo y un contexto completamente nuevos para Runroom.
“"Lo que más destacaría es la facilidad de uso. La experiencia ha sido clave para que el servicio se empiece a usar desde el primer día. Más allá de los números, este proyecto nos ha servido para cambiar la mentalidad a nivel interno. Nos ha demostrado que se pueden replantear procesos, simplificarlos y entregar valor real en mucho menos tiempo del que estábamos acostumbrados. Ya tenemos identificadas mejoras para siguientes fases, pero contar con un MVP sólido y funcionando tan pronto ha supuesto un antes y un después para el equipo."”
Un MVP de e-commerce interno orientado a impacto y validación rápida
Desde el inicio, planteamos el proyecto desde un enfoque claramente orientado a impacto. El objetivo no era construir el producto “ideal” desde el punto de vista teórico, sino decidir qué construir y en qué orden en función del valor real para los empleados y para el negocio.
Objetivos: mejorar la experiencia del empleado y validar el modelo de compra digital
- Digitalizar el servicio interno de compra de productos farmacéuticos.
- Mejorar la experiencia del empleado y la adopción del servicio.
- Ganar trazabilidad, eficiencia y control sin sobredimensionar la solución.
- Validar hipótesis de producto rápidamente mediante un MVP.
“Este proyecto demuestra que es posible generar impacto real en muy poco tiempo si combinamos Discovery, métricas de impacto y capacidad de ejecución en un mismo equipo.”
De Discovery Express a un e-commerce B2E funcional en cinco semanas
La primera semana se dedicó a un Discovery Express intensivo. Se realizaron entrevistas con empleados, usuarios reales del servicio, para entender cómo compraban, qué barreras encontraban y qué expectativas tenían. En paralelo, se llevó a cabo una sesión de impacto con negocio para alinear objetivos y definir qué cambio de comportamiento se quería provocar.
Para acelerar el aprendizaje, se construyó un prototipo interactivo apoyado en IA que permitió validar hipótesis de forma temprana en un focus group con empleados. Los insights obtenidos se sintetizaron mediante un Notebook LLM y se trasladaron a un informe ejecutivo que sirvió como base para la toma de decisiones.
Este proceso permitió un cambio de enfoque clave: se dejó atrás la idea de un “catálogo para prescribir producto” y se apostó por un e-commerce interno realmente útil para el empleado, donde el precio, el ahorro y la facilidad de compra se convirtieron en los factores determinantes.
“No se trataba de hacer un e-commerce más, sino de entender qué necesitaban de verdad los empleados para que el servicio tuviera sentido en su día a día.”
Métricas de impacto y arquitectura headless con Payload CMS
Antes de iniciar el desarrollo, se trabajó de forma específica la definición de métricas. En un taller de impacto se estableció una métrica principal que representara el éxito del producto, junto con métricas leading y lagging que permitieran entender tanto la adopción como el comportamiento. Además, se diseñaron los eventos necesarios para medir desde el primer día.
En paralelo, el Sprint 0 permitió sentar las bases del producto, definiendo el setup técnico con Payload, la arquitectura funcional y de contenidos, la priorización del backlog en función del impacto esperado y la planificación de los sprints, con historias de usuario alineadas con los objetivos de negocio y experiencia.
“Rompimos la barrera tradicional entre front y back gracias a PayloadCMS; hablar el mismo idioma nos dio la velocidad necesaria para ejecutar toda la fase técnica en apenas tres semanas. Lo mejor es que no hemos sacrificado calidad por rapidez: hemos dejado una infraestructura 'headless' desacoplada y escalable, lista para servir de motor a futuros productos digitales de la compañía.”
Desarrollo de un mostrador digital para empleados con login seguro y gestión de recetas
Durante las tres semanas siguientes se desarrolló el MVP del mostrador digital interno para empleados. El producto incluía un sistema de login por Magic Link sin contraseñas, una home modular, un catálogo con precios y descuentos visibles, un buscador avanzado y la gestión tanto de productos fuera de catálogo como de recetas públicas, privadas y veterinarias.
El MVP se completó con un sistema de emails estructurados para empleados y farmacia, un backoffice completo en Payload para la gestión de catálogo, contenidos y puntos de recogida, y la integración de analítica mediante GTM. La alineación continua con negocio permitió ajustar prioridades tras cada validación, manteniendo siempre el foco en impacto y adopción.
Transformación de un proceso manual en una plataforma digital escalable
El principal valor aportado en este proyecto estuvo en el enfoque. Cada decisión de producto se tomó pensando en la adopción real y en la experiencia del empleado, no en la acumulación de funcionalidades. Esto permitió cuestionar hipótesis clave del negocio y cambiar la mentalidad inicial, entendiendo que la prescripción empieza por ofrecer un servicio realmente útil.
Además, el proyecto abordó el diseño del producto y del servicio de forma conjunta. No solo se diseñó una interfaz, sino todo el servicio que la rodea: tiempos, comunicación, descuentos, relación con la farmacia y gestión de pedidos.
A nivel tecnológico, la elección de una arquitectura moderna y escalable permitió validar rápido sin renunciar a una base sólida para crecer. Todo ello se tradujo en la estandarización de un proceso que hasta entonces era caótico, unificando pedidos, comunicación y gestión de recetas en un único flujo claro y trazable.
“La adopción ha superado todas las expectativas. Lo que antes era un proceso manual y con poco impacto se ha convertido en un servicio que los empleados usan y recomiendan. En pocas semanas se han hecho más pedidos que en los últimos cuatro años juntos. Desde el punto de vista de IT, lo más sorprendente ha sido la velocidad. Internamente había bastante escepticismo sobre si de verdad podríamos arrancar algo así en apenas mes y medio y, a día de hoy, tanto el CIO como los equipos comerciales estámos realmente satisfechos. El feedback sobre la usabilidad ha sido excelente y no ha habido incidencias, lo que demuestra que hay formas mucho mejores y más ágiles de hacer las cosas.”
Impacto: de un proceso manual a un e-commerce interno preparado para escalar
En apenas un mes, los empleados del Grupo Indukern pasaron de realizar pedidos con excels y correos electrónicos a contar con un MVP funcional de e-commerce interno.
El servicio quedó completamente clarificado, definiendo pasos, tiempos, recogida y pago vía nómina, y alineando por primera vez las necesidades del negocio con las de los usuarios.
El impacto fue inmediato: en un solo mes, las compras de empleados se multiplicaron superando el volumen de pedidos de los últimos cuatro años. La arquitectura, las métricas y los aprendizajes obtenidos han creado una base sólida para escalar el servicio, integrar nuevos sistemas y seguir evolucionando la experiencia.
Actualmente, el MVP se encuentra en sus primeras fases de uso interno, con métricas de adopción y comportamiento ya activas que están guiando la siguiente evolución del producto.
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